Política de viagens corporativas: por que é importante tê-la?

Saiba o que é a política de viagens corporativas e entenda a sua importância nas empresas.

política de viagens corporativas

As viagens corporativas estão cada vez mais presentes no dia a dia de empresas que buscam ganhar novos mercados. Através dessas viagens, instituições conseguem parcerias, acordos comerciais e ainda permitem que seus funcionários participem de reuniões, treinamentos, feiras de negócios, workshop e outros eventos.

As viagens corporativas possuem diversas vantagens, porém podem representar uma das maiores despesas de uma organização. Por esse motivo, para facilitar procedimentos, diminuir custos e otimizar os resultados, é preciso que cada empresa possua a sua política de viagens corporativas.

O que é uma política de viagem corporativa?

A política de viagens corporativas é um documento que estabelece parâmetros as viagens nacionais e internacionais realizadas pelos funcionários de uma empresa. Todos os detalhes de uma viagem empresarial precisam estar presentes na política de viagens corporativas. Essas políticas devem ser claras, para evitar confusões, e devem abranger todos os cenários de uma viagem, desde a obtenção da autorização para viajar, as compras de passagens, os meios de transportes utilizados, hospedagens e serviços, até as formas de pagamento e reembolsos.

Qual é a importância da política de viagens corporativas?

Como dito anteriormente, uma viagem empresarial possui custos elevados. Uma das principais funções da política de viagem corporativa é conseguir diminuir os custos da viagem, sem perder a qualidade dos serviços prestados. Quando a política de viagem é feita de forma eficiente, é possível optar pelo melhor custo-benefício, de acordo com o orçamento que a empresa possui, sempre proporcionando conforto, bem-estar e segurança para os viajantes.

Além disso, a política de viagens corporativas da empresa, por conter uma padronização, acaba fazendo com que o planejamento das viagens empresariais seja feito de forma mais rápida e eficiente. Todo o processo pode ser feito antecipadamente e todos os caminhos e serviços necessários já são conhecidos e facilmente acertados.

Outro ponto positivo das políticas de viagens para empresas é que ela mostra de forma clara para os futuros viajantes quais são os seus direitos e deveres, evitando problemas que poderiam ocorrer futuramente.

Como elaborar uma política de viagem corporativa?

Se uma empresa não possui uma política de viagens corporativas, o melhor a fazer é começar a criar uma rapidamente. Pontos importantes, alguns já citados anteriormente, que devem aparecer são:

  • Indicar a quem se destinam as regras. Talvez nem todos os funcionários da empresa tenham direito às viagens.

  • Explicar qual o procedimento necessário para solicitar uma viagem empresarial e a sua aprovação;

  • Deixar bem claro os tipos de serviços que serão prestados nas viagens. Por exemplo: os transportes utilizados, os tipos de hospedagens que estarão disponíveis, os serviços incluídos, entre diversos outros detalhes importantes.

  • Nunca se esquecer de criar regras de reembolsos. Elas serão importantes para evitar abusos e divergências que poderiam acontecer em viagens de empresas. Nessas regras serão esclarecidos quais são os itens reembolsados pela empresa e quais os que não são. Também é importante que seja dito se há a necessidade da apresentação de comprovantes, notas e relatórios para a obtenção do reembolso.

Para uma viagem empresarial bem-sucedida, tanto para empresa como para os viajantes, é importante a criação da política de viagens corporativas.

E lembre-se, essa política deve sempre ser personalizada de acordo com a realidade, o estilo, os objetivos e as necessidades de cada empresa.

Política de viagens corporativas: por que é importante tê-la?
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